Manajemen Arsip

     Arsip adalah rekaman informasi dari aktifitas dan kegiatan suatu organisasi. Arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dan kegiatan organisasi. dengan memanfaatkan arsip dapat dicapai tujuan manajemen yakni perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip harus dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip dan tujuan kearsipan yaitu dapat menyediakan arsip dengan cpat, tepat, lengkap dan efesien. Arsip diterima dalam bentuk apapun, seperti surat, formulir, laporan, gambaran, microform, maupun input/ouput 

computer

   Berdasarkan undang-undang nomer 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b. menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:

• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara       dan Badan-Badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan dan kebangsaan.

    Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

    Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. 

    Yang dimaksud dengan nilai guna arsip adalah suatu tolok ukur penilaian bahwa arsip tersebut layak untuk disimpan. Penilaian layak simpan ini secara internasional ditentukan dengan metode ALFRED, yaitu;
A: Adminitratif : Penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang dikandungnya.
L : Legal : Penilaian arsip berdasarkan nilai hukum yang dikandung arsip tersebut.
F : Fiscal : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki oleh arsip tersebut.
R : Reseach : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung oleh arsip tersebut.
E : Education : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai pendidikan atau pengetahuan yang dikandung arsip tersebut.
D : Documentary : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman yang dikandung pada arsip tersebut.

  Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip serta sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi:

1. penciptaan (pembuatan dan penerimaan)
2. penyimpanan (filling)
3. penemuan kembali (finding)
4. penyelamatan (pengamanan)
5. pemeriharaan dan perawatan)
6. penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).

  Tujuan Pengelolaan Arsip:
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
2. Mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip
4. Menghemat tempat penyimpanan arsip
5. Menjaga kerahasiaan arsip
6. Menjaga kelestarian arsip
7.Menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan masyarakat.

      Ada beberapa prinsip yang perlu diketahui dalam manajemen arsip, yakni:

1. Penyediaan arsip yang benar
2. pelayanan arsip secara tepat
3. penyajian informasi yang dapat disajikan secara tepat dan lengkap
4. penggunaan biaya yang dapat dipertanggung jawabkan

   untuk memenuhi prinsip tersebut diperlukan kebijakan yang mengatur ketepatan dan keseragaman prosedur, SDM, sarana maupun aspek lain dalam pengelolaan arsip.

contoh penataan arsip:

jangan sampai mengalami hal seperti gambar dibawah ini: